content

Het archief buiten de deur

Leidraad voor externe opslag van archiefbescheiden

Regelgeving
Binnen de gemeente Rotterdam zijn de clusterdirecties verantwoordelijk voor het beheer van de informatie van hun organisatieonderdelen. BCO/IIFO Informatiebeheer is verantwoordelijk voor uitvoering van ondersteunende taken m.b.t. informatiebeheer. Die verantwoordelijkheid is onverminderd van kracht wanneer informatiebestanden extern worden opgeslagen. Het is verplicht om zodanige afspraken te maken met de dienstverlener dat de regelgeving nageleefd wordt. Hierbij gaat het enerzijds om organisatorische maatregelen en anderzijds om de kwaliteit van de opslagruimte.

Organisatorische maatregelen
o    Meld het voornemen tot verplaatsing bij de gemeentearchivaris, zoals voorgeschreven in artikel 14 lid 1b van de gemeentelijke Archiefverordening 2011. Geef daarbij aan of het om (deels) te bewaren of om vernietigbare bescheiden gaat.
o    Indien het om (deels) te bewaren archiefbescheiden gaat: vraag schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris voor ingebruikneming van de archiefruimte (AV, art. 13, 1e lid).
o    Stel een contract met de dienstverlener op met afspraken over:
      o    Begin- en eindtermijn van de opslag;
      o    Autorisatie voor toegang tot de stukken;
      o    Raadpleging van de stukken (wijze waarop en levertijd);
      o    Toegankelijkheid voor toezichthouders (archiefinspectie, accountants);
      o    Waarborgen van de vertrouwelijkheid van de opgeslagen stukken;
      o    Bijhouden van een lijst van de opgeslagen archiefbescheiden en mutaties;
      o    Eisen aan kwaliteit van de ruimte.

Eisen aan de ruimte
De ruimte moet van zodanige kwaliteit zijn, dat de goede staat van archiefbescheiden die er in bewaard worden, gewaarborgd is. Voor opslag van vernietigbare bescheiden en tijdelijke opslag in een bewerkingsruimte van ongeschoonde bestanden zijn de eisen minder zwaar dan voor te bewaren archiefbescheiden.

Bij te bewaren of deels te bewaren bestanden:
o    Voldoen aan de eisen voor bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen op grond van de Archiefregeling.

Bij volledig (op termijn) vernietigbare bestanden:
o    Beveiliging tegen toegang door onbevoegden
o    Beveiliging tegen brand
o    Beveiliging tegen wateroverlast
o    Bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte
o    Geen grote temperatuursschommelingen

Bewerkingsruimte:
o    Zelfde eisen als voor vernietigbare bestanden, mits opslag niet langer dan strikt nodig voor de bewerking, met een maximum van een half jaar
o    Bij langduriger opslag, dezelfde eisen als te bewaren bestanden